Việc setup quán cafe không chỉ đòi hỏi sự sáng tạo trong thiết kế mà còn cần một chiến lược quản lý tài chính chặt chẽ. Nếu không có kế hoạch cụ thể, bạn có thể dễ dàng rơi vào tình trạng chi tiêu vượt mức, gây ảnh hưởng đến vốn lưu động và khả năng vận hành lâu dài. Vậy làm thế nào để tối ưu hóa chi phí setup quán cafe mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh? Hãy cùng tìm hiểu!

1. Tại sao cần quản lý chi phí khi setup quán cafe?

Bắt đầu một quán cafe mới luôn hấp dẫn, nhưng cũng đầy rủi ro. Nhiều chủ quán chi tiêu quá tay vào các khoản không cần thiết, khiến ngân sách bị hao hụt nhanh chóng. Những lý do quan trọng bạn cần quản lý chi phí setup quán cafe ngay từ đầu:
  • Tránh lãng phí tài chính: Không kiểm soát chi phí dễ dẫn đến việc tiêu xài hoang phí vào các hạng mục không mang lại lợi ích lâu dài.
  • Dự trù rủi ro: Kinh doanh quán cafe luôn có những biến động thị trường. Quản lý tài chính tốt giúp bạn có quỹ dự phòng khi cần thiết.
  • Tăng khả năng sinh lời: Tối ưu ngân sách ngay từ khi mở quán giúp bạn duy trì vốn và nhanh chóng thu hồi lợi nhuận.
? Một quán cafe có chiến lược tài chính rõ ràng thường có tỷ lệ thành công cao hơn 70% so với những quán không có kế hoạch chi tiết.


2. Các khoản chi phí cần lưu ý khi mở quán cafe

Trước khi bắt đầu setup quán cafe, bạn cần liệt kê và phân bổ ngân sách cho từng khoản chi phí. Dưới đây là những hạng mục quan trọng bạn không thể bỏ qua:

2.1. Chi phí thuê mặt bằng

Đây là khoản chi phí cố định lớn nhất khi mở quán cafe. Bạn nên cân nhắc các yếu tố sau khi chọn mặt bằng:

  • Vị trí: Mặt bằng đẹp giúp thu hút khách hàng nhưng cũng đi kèm chi phí cao.
  • Diện tích: Cần phù hợp với mô hình kinh doanh và lượng khách dự kiến.
  • Hợp đồng thuê: Nên đàm phán hợp đồng dài hạn với mức giá ổn định để tránh tăng giá bất ngờ.
? Mẹo tiết kiệm: Nếu ngân sách hạn chế, hãy bắt đầu với một không gian nhỏ hơn và mở rộng dần khi có doanh thu ổn định.
2.2. Chi phí thiết kế và thi công quán

Thiết kế không gian đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dấu ấn thương hiệu. Bạn có thể lựa chọn:
  • Thuê kiến trúc sư chuyên nghiệp: Đảm bảo không gian quán có phong cách và tối ưu diện tích.
  • Tự thiết kế và DIY: Tiết kiệm chi phí nếu bạn có mắt thẩm mỹ và khả năng sáng tạo.
? Gợi ý tiết kiệm chi phí thi công:

✅ Sử dụng nội thất tái chế hoặc mua đồ cũ còn tốt.
✅ Tận dụng nguồn lực sẵn có thay vì thuê ngoài.
✅ Tối giản phong cách thiết kế để tránh chi tiêu không cần thiết.

2.3. Chi phí mua sắm trang thiết bị

Khi setup quán cafe, bạn sẽ cần đầu tư vào nhiều trang thiết bị như:
  • Máy pha cafe, máy xay cafe
  • Tủ lạnh, tủ trữ nguyên liệu
  • Bàn ghế, quầy bar
  • Ly, cốc, dụng cụ pha chế
? Đừng vội mua tất cả cùng một lúc! Hãy bắt đầu với những thiết bị thiết yếu, sau đó đầu tư thêm khi có doanh thu ổn định.
2.4. Chi phí nguyên vật liệu và kho hàng

Một trong những sai lầm phổ biến khi mở quán cafe là nhập quá nhiều nguyên liệu, dẫn đến lãng phí và hư hỏng. Để quản lý tốt:
  • Tính toán nhu cầu thực tế: Mua lượng nguyên liệu vừa đủ theo tuần/tháng.
  • Chọn nhà cung cấp uy tín: Đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý.
  • Kiểm soát kho hàng: Áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) để hạn chế nguyên liệu hết hạn.
>>>Xem chi tiết nội dung: trung tâm dạy pha chế cà phê.



2.5. Chi phí marketing và vận hành ban đầu

Bạn có thể có một quán cafe đẹp, nhưng nếu không có khách hàng, thì mọi chi phí đầu tư đều trở nên vô nghĩa. Vì vậy, hãy dành một phần ngân sách cho:

  • Marketing online: Quảng cáo trên Facebook, Instagram, Google Maps...
  • Chương trình khuyến mãi khai trương: Giúp thu hút khách hàng mới.
  • Đào tạo nhân viên: Đảm bảo dịch vụ tốt để giữ chân khách hàng.
? Kinh nghiệm thực tế: Hãy tập trung vào các chiến lược marketing "miễn phí" như tạo nội dung hấp dẫn trên mạng xã hội, thay vì chi quá nhiều vào quảng cáo trả phí ngay từ đầu.
3. Nguyên tắc giúp tiết kiệm chi phí khi setup quán cafe

Dưới đây là một số nguyên tắc vàng giúp bạn tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh:

✅ Lập kế hoạch tài chính chi tiết
  • Xác định tổng ngân sách và chia nhỏ cho từng hạng mục.
  • Dự trù chi phí phát sinh ít nhất 10 - 20% tổng ngân sách.
✅ Mua sắm thông minh, tránh lãng phí
  • So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp trước khi mua.
  • Chỉ mua những thiết bị thật sự cần thiết.
✅ Tận dụng nguồn lực sẵn có
  • Nếu có thể, hãy tự làm một số công việc như trang trí, thiết kế menu để giảm chi phí thuê ngoài.
  • Hợp tác với các quán cafe khác để chia sẻ kinh nghiệm và nguồn lực.
>>>Đọc bài viết thêm tại đây: chiến lược marketing quán cafe.

4. Công cụ giúp quản lý chi phí hiệu quả khi setup quán cafe

Việc quản lý tài chính không chỉ dừng lại ở việc cắt giảm chi phí mà còn phải đảm bảo quản lý chặt chẽ, minh bạch và tối ưu hóa dòng tiền. Dưới đây là một số công cụ hữu ích giúp bạn kiểm soát chi phí setup quán cafe một cách dễ dàng:

4.1. Phần mềm quản lý tài chính

Các phần mềm hỗ trợ theo dõi chi tiêu, doanh thu, lợi nhuận theo từng tháng, giúp bạn kiểm soát dòng tiền chặt chẽ hơn. Một số phần mềm phổ biến mà nhiều chủ quán cafe tin dùng:
  • MISA – Quản lý tài chính chuyên sâu, phù hợp cho quán cafe quy mô vừa và lớn.
  • KiotViet – Giải pháp quản lý bán hàng và doanh thu dễ sử dụng.
  • Sapo – Hỗ trợ theo dõi đơn hàng, chi tiêu và báo cáo tài chính nhanh chóng.
? Mẹo nhỏ: Nếu mới bắt đầu, bạn có thể dùng Google Sheets để lập bảng theo dõi chi phí miễn phí trước khi đầu tư vào phần mềm chuyên nghiệp.
4.2. Bảng tính Excel theo dõi ngân sách

Nếu bạn chưa muốn đầu tư vào phần mềm, hãy sử dụng bảng tính Excel để ghi lại toàn bộ chi phí. Một bảng tính mẫu nên có:
  • Cột hạng mục chi phí: Mặt bằng, nội thất, nguyên vật liệu, nhân sự…
  • Cột số tiền dự kiến: Ước tính ban đầu để tránh chi tiêu vượt mức.
  • Cột số tiền thực tế: Ghi nhận các khoản chi thực tế để so sánh và điều chỉnh.
? Lập bảng ngân sách giúp bạn dễ dàng kiểm soát các khoản chi tiêu và điều chỉnh kịp thời khi cần.
5. Những sai lầm phổ biến khi setup quán cafe dẫn đến lãng phí

Nhiều người mắc phải những sai lầm tài chính ngay từ những ngày đầu mở quán, dẫn đến thất bại nhanh chóng. Hãy tránh những lỗi sau để bảo vệ ngân sách của bạn!

❌ 5.1. Chi tiêu không có kế hoạch
  • Không lập kế hoạch tài chính chi tiết, dẫn đến bội chi.
  • Đầu tư vào quá nhiều hạng mục không cần thiết ngay từ đầu.
  • Không dự phòng ngân sách cho các tình huống khẩn cấp.
? Hãy lên danh sách các chi phí bắt buộc và các chi phí có thể trì hoãn. Đừng tiêu tiền vào những thứ chưa thực sự cần thiết!
❌ 5.2. Đầu tư quá mức vào nội thất và trang trí
  • Chạy theo xu hướng decor mà không tính đến sự bền vững.
  • Chọn nội thất đắt tiền nhưng không phù hợp với phong cách quán.
  • Quá chú trọng tiểu tiết mà bỏ qua những yếu tố quan trọng hơn như chất lượng đồ uống và dịch vụ.
? Thiết kế đẹp là quan trọng, nhưng trải nghiệm khách hàng và chất lượng sản phẩm mới quyết định sự thành công lâu dài.
❌ 5.3. Không dự trù chi phí phát sinh

Rất nhiều quán cafe mới mở gặp khó khăn khi phát sinh những chi phí không lường trước như:
  • Sửa chữa, bảo trì thiết bị.
  • Chi phí giấy phép kinh doanh, thuế.
  • Chi phí đào tạo nhân viên, thay đổi menu...
? Hãy dành ít nhất 10-20% ngân sách cho các khoản phát sinh, tránh bị động khi có tình huống bất ngờ.
❌5.4. Không kiểm soát nguyên vật liệu
  • Nhập quá nhiều nguyên liệu dẫn đến lãng phí do hết hạn.
  • Không theo dõi tồn kho, dẫn đến thất thoát.
  • Chọn nhà cung cấp giá rẻ nhưng không đảm bảo chất lượng.
☕ Quản lý nguyên vật liệu tốt không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo chất lượng đồ uống ổn định.
6. Kết luận

Việc setup quán cafe thành công không chỉ phụ thuộc vào ý tưởng hay thiết kế, mà quan trọng hơn là chiến lược quản lý tài chính. Nếu biết cách kiểm soát chi tiêu và tối ưu ngân sách ngay từ đầu, bạn sẽ có một nền tảng vững chắc để phát triển quán cafe lâu dài.

? Tóm tắt những nguyên tắc quan trọng giúp bạn tiết kiệm chi phí:
✅ Lập kế hoạch tài chính chi tiết trước khi bắt đầu.
✅ Chỉ đầu tư vào những hạng mục thực sự cần thiết.
✅ Dự trù chi phí phát sinh để tránh bất ngờ về tài chính.
✅ Tận dụng nguồn lực sẵn có và tránh mua sắm lãng phí.
✅ Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý chi phí để kiểm soát tài chính dễ dàng hơn.

? Nếu bạn đang có ý định mở quán cafe và cần hỗ trợ đào tạo pha chế, setup quán cafe chuyên nghiệp, hãy tham khảo ngay các khóa học tại daotaophache.com để được hướng dẫn chi tiết từ A-Z!