Để một event tốt đẹp phải là sự tổng hợp của một vài yếu tố khác nhau. Ngoài việc sắp xếp địa điểm, một vài người tham gia thì người tổ chức cần nên cân nhắc đến rất nhiều yếu tố khác. Trong đó, yếu tố thời gian là một trong nhiều yếu tố cực kỳ chủ yếu để event diễn ra đúng như kế hoạch.

Một trong những vấn đề mà nhà thực hiện event nên lưu ý đó là trong thời gian bạn chọn có event nào khác diễn ra không? nếu như có thì sự kiện đó có liên quan gì đến sự kiện bạn dự định tổ chức hay là không? Ngoài ra ảnh hưởng của mùa cũng ảnh hưởng không nhỏ nên bạn phải dự liệu thứ này ngay từ lúc lên kế hoạch.

cong ty to chuc su kien tat nien

Trước hết là yếu tố thời tiết và “mùa” trong năm

Thường thì mùa cưới là từ tháng chín đến tháng giêng là thời gian có nhiều đám cưới diễn ra; tháng của lễ hội là tháng hai và tháng ba. Bạn phải quan tâm tới một vài vấn đề như thế nào khi quyết định thực hiện một sự kiện. Bên đó thì yếu tố thời tiết, vào thời điểm bạn dự định thực hiện sự kiện thời tiết nóng hoặc lạnh, mưa hay nắng; và điều kiện từ phía nhà cung cấp ra sao, có đáp ứng được với thời tiết đó hoặc không.

sự kiện bạn thực hiện là thuộc loại hình nào, khách mời là các người như thế nào

cong ty to chuc su kien tat nien

Đối với việc thực hiện đa số event mô tả sản phẩm, hội thảo thì phải tổ chức vào đầu mùa vụ tiêu dùng. Cụ thể, đối với một số mặt hàng như xe ô tô thì mọi người thường thực hiện một vài lễ miêu tả vào mùa thu, thường vào thời gian này là thời điểm để những nhà sản xuất và nhà phân phối gặp nhau để mô tả về một số kiểu dáng và công nghệ xe mới.

Đối với sản phẩm là quạt, máy thứ hòa thì miêu tả vào đầu mùa hè, thời điểm bắt đầu của nhu cầu sử dụng những thiết bị làm mát không khí.

Đối với thời trang thì thường tổ chức giới thiệu vào đầu thu, lúc này là lúc bắt đầu “mùa” mua sắp cho dịp cuối năm.

Đối tượng khách mời: Nhà tổ chức sự kiện nên đảm bảo rằng thời gian được lựa chọn phù hợp với công ty chủ sự kiện và khách tham dự. Việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, một vài dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị điểm cộng cho một số người tham dự.

Chẳng hạn đối với khách sạn có nhiều phòng trống, người tổ chức event có thể thương lượng để khách sạn tăng thêm giá trị cho khách tham dự như:

– Lễ đón tiếp nhận phòng

– Thêm một vài tiện nghi trong phòng hay là quà

– Đăng ký phòng nghỉ sớm