Việc thực hiện một số sự kiện như khởi công, khánh thành, lễ hội… bình thường đã nên chuẩn bị kỹ lưỡng rồi nhưng khi thời tiết chuyển sang mùa mưa thì quả thật nên chuẩn bị thêm rất lớn phương án để đối phó với nhiều bất tiện mà thời tiết xấu đem lại. Để đảm bảo cho event được diễn ra một phương pháp thành công thì đa số người thực hiện nên đưa ra một vài tình huống dự phòng để xử lý khi có mưa, gió… xảy ra trong quá trình thực hiện sự kiện.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Sau đây là 6 gợi ý mà bạn phải lưu tâm khi chuẩn bị một sự kiện ngoài trời khi có dự báo sẽ gặp thời tiết xấu.

Về vấn đề kinh phí

Việc thời tiết sẽ diễn biến như thế nào vào mùa mưa chúng ta không ai có thể biết chính xác được, do đó có thể bạn sẽ nên chuẩn bị một số dụng cụ tránh khỏi mà thậm chí bạn sẽ không sử dụng tới nếu thời tiết không thay đổi bất thường. Cho nên, việc dự trù kinh phí bạn phải tính toán thật cẩn thận, bởi có thể chúng sẽ tăng thêm so với sự kiện tương tự được tổ chức vào mùa mưa. Như vậy, lưu ý đầu tiên là nếu bạn không muốn trích lợi nhuận để bù vào khoản chênh lệnh về chi phí cho tổ chức event mùa mưa thì đừng bao giờ quên dự trù thêm phần kinh phí cho phương án dự phòng nhé.

dich vu to chuc le khanh thanh

Chọn vị trí tổ chức

Nếu được, bạn phải ưu tiên 4 địa điểm mà bạn có thể dời vị trí thực hiện sự kiện một cách thức chuyện đơn giản nếu có mưa. Ví dụ như bạn có thể thực hiện lễ hội tại sân của nhà thi đấu, và thật tuyệt vời, phương án dời 5 hoạt động vào bên trong nhà thi đấu khi chẳng may trời mưa sẽ giúp bạn rất lớn đấy.

một số dụng cụ che chắn, đặc biệt là lều bạt

4 loại nhà bạt, nhà lều rất hữu dụng trong 4 điều kiện thời tiết xấu, ngoài ra chúng ta có thể dù che, ít tốn kém hơn nhà lều, nhà bạt, có tác dụng che mưa, che nắng, nhưng nhược điểm của dù che là dễ bị lật, đổ khi có mưa và gió lớn.

Tiếng ồn

Ngay cả khi bạn đã khám phá được một địa điểm an toàn với nước mưa, thì bạn sẽ vẫn phải đối phó với một vấn đề khó chịu nữa là tiếng kêu ầm ầm của nước mưa rơi trên mái nhà, lều bạt… Để tránh bị 3 âm thanh này làm phân tán hoạt động hoặc lấn át 4 âm thanh trong event, bạn nên có phương án bố trí không gian và hệ thống nghe nhìn cho phù hợp.

Đừng quên chiếc dù cầm tay

nên chuẩn bị thêm 6 chiếc dù cầm tay cho ê kíp của mình. Phòng khi mưa đến, nhiều PG sẽ đưa rước khách giúp họ không bị mắc mưa, giúp bạn và nhiều món đồ nhỏ không bị ướt át trong lúc di chuyển. Khách tham dự chắc chắn sẽ đánh giá cao sự chu đáo của 3 bạn.