Yếu tố lớn nhất có thể quyết định sự thành công của sự kiện đó là khách mời. Nếu như sự kiện của bạn thực hiện với quy mô lớn nhưng không có nhiều khách mời tham dự thì event đó không thành công. Nhưng nếu như event được tổ chức với quy mô nhỏ nhưng khách mời tham dự quá nhiều thì bạn lại không thể nào quản lí cũng như phục vụ khách hàng như mong đợi thì sự kiện của bạn cũng đã thất bại.

cong ty to chuc su kien tat nien

Để giúp đỡ bạn hiểu hiểu rõ hơn những tình huống có thể xảy ra đối với event chúng tôi đã mang đến cho bạn một số thông tin dưới đây.

Có quá ít khách mời tham gia so với quy mô của event

Nếu bạn tổ chức một sự kiện thì đòi hỏi khách mời phải đến từ nhiều nguồn khác nhau điều đó có nghĩa là bạn khó có thể kiểm soát được khách mời đó là ai và đến từ tổ chức nào thì điều tốt nhất bạn nên làm đó chính là mở cửa tự do cho tất cả những khách mời cũng như khán giả đến tham dự.

Không chỉ dừng lại tại đó bạn cần phải thu hẹp bớt không gian tổ chức event để tạo cảm giác khách mời đông hơn. Nếu như lượng khách mời tới quá ít so với dự kiến bạn nên huy động tất cả những nguồn nhân lực để gọi điện thoại nhắc nhở khách mời đến đúng giờ để kịp cho tiến độ của event.

Có quá đông khách mời đến tham gia so với quy mô của event

Đôi khi trong thực hiện sự kiện bạn sẽ phải gặp những vấn đề đáng lo ngại về khách mời như lượng khách mời quá ít so với sự kiện hoặc lượng khách mời tới quá đông cũng phát sinh một sự cố cần phải giải quyết. Tại vì thế việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham dự nữa, đóng tất cả các cửa ra vào.

Nếu trong tổ chức event có khá nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham dự để phân chia nhỏ lượng người ra cho những hoạt động, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Còn về phần thức ăn và đồ uống thì cần phải phân công người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

dich vu to chuc le khai truong

Đối với các event hội nghị, khách mời vượt dự kiến thì bạn sẽ đơn giản xử lí hơn khá nhiều. Vì khi đó bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến. Dù sao số lượng khách mời này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hay thông báo cho họ về sự kiện.