Khách mời là một thành phần quan trọng có khả năng quyết định event được thực hiện có hoàn hảo hoặc không. bởi do thế hầu hết đa số nhà tổ chức event đều chú trọng tới việc quản lý tốt khách mời tham gia event. Để làm hoàn chỉnh việc này người thực hiện event cần phải biết phương pháp thực hiện, lên kế hoạch và có khả năng xử lý đa số sự cố có thể xảy ra.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Vậy để quản lý hoàn hảo khách mời tham gia event bạn cần phải sử dụng những biện pháp nào? Hãy tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp thêm dưới đây.

Xác định đối tượng khách mời tham dự event là ai?

Với tư cách thức là một người thực hiện sự kiện cho doanh nghiệp thì bạn cần phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp một danh sách số lượng khách mời là bao nhiêu và đối tượng là các ai. Sau khi đã nắm trong tay danh sách khách mời thì bạn nên phối hợp với phía doanh nghiệp để tiến hành gửi thiệp mời tới khách hàng nếu như có thể bạn có thể gọi điện để xác nhận sự có mặt của khách mời trong event.

Sau khi đã làm việc này thì bạn sẽ nắm trong tay chính xác danh sách khách mời sẽ có mặt trong event. bởi lẽ thế trong quá trình chuẩn bị tổ chức event bạn nên gọi điện trước cho khách mời khoảng hai ngày để chắc chắn danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất. Bên cạnh đó bạn cần phải chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng để xử lý những tình huống phát sinh liên quan tới khách mời trong quá trình sự kiện được diễn ra.

Chuẩn bị khu vực check in cho khách mời

Điều này rất cần thiết khi tổ chức event, điều bạn cần làm là bố trí từ 2 tới 4 chiếc bàn cùng một số các PG những người này sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn việc check in cho khách mời đến tham gia event. Bạn cũng cần có sự đặc biệt quan tâm đến một số nhân vật chủ yếu hoặc là đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham dự sự kiện bằng phương pháp sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in.

dich vu to chuc le khai truong

Bên cạnh đó, để tránh sự ồ ạt, chen lấn ra vào, bạn nên bố trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng để check in. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của event được thực hiện mà bạn có thể đặt thêm tương đối nhiều bàn có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời ở một khu vực như bàn ghi danh lấy thông tin, bàn tặng quà door gift, bàn cài hoa lên áo.