Một số việc nên chuẩn bị để làm việc với nhà đấu thầu event

Hiện nay việc tổ chức sự kiện đấu thầu đã trở nên khá quen thuộc đối với hầu hết những doanh nghiệp. Sự kiện này được tổ chức với mục đích tìm ra một đơn vị thực hiện event chuyên nghiệp, để tổ chức một event hoàn thiện và hoàn hảo tạo dựng được hình ảnh của doanh nghiệp tron mắt khách hàng. Vậy khi thực hiện sự kiện đấu thầu thì bạn cần phải chuẩn bị những gì? Để có thể trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi đưa ra dưới đây.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết sản xuất chương trình

Nếu bạn đã nhận phải thực hiện một event, hay tiến hành sản xuất một ấn phẩm nào đó để đảm bảo công việc được diễn ra theo đúng tiến trình và đảm bảo đúng thời gian đã dự kiến trước đó. Bạn phải để nhà cung ứng nhận thức được mức độ quan trọng của sự kiện từ đó sản xuất đúng lịch trình và tổ chức theo bản hợp đồng trước đó nếu như có thể bạn có thể bổ sung thêm một số điều khoản trong hợp đồng. Hơn nữa bạn cũng nên chuẩn bị các phương án dự phòng để dùng trong các trường hợp bất ngờ xảy ra có thể những trường hợp máy móc hư hỏng, trục trặc trong quá trình vận chuyển tới nơi tổ chức. Hơn nữa bạn nên triển khai kế hoạch thực hiện sự kiện bằng cách gây ra khó khăn đối với nhà thầu hay nhà cung cấp nhằm bảo đảm họ tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình sản xuất đã thống nhất.

Xác định ngân sách thực hiện sự kiện

tổ chức lễ khai trương

Bạn cần có sự tính toán sau đó đưa ra con số chính xác ngân sách tổ chức event bạn phải cẩn trọng đến từng chi tiết của event để đảm bảo sự chặt chẽ đến mức tối đa. Nhưng nếu kinh phí tổ chức event của bạn quá ít thì bạn hãy có các cách thức để điều chỉnh công việc sao cho phù hợp vẫn đảm bảo được mục tiêu của sự kiện. Hơn nữa bạn nên chú ý chuẩn bị sẵn một khoản kinh phí dự phòng để có thể xử lí được những tình huống xấu nhất có thể xảy ra để không bị bất ngờ nếu có sự cố xảy ra. Đừng quên đóng thuế VAT, tuy nó mất bớt một phần ngân sách của bạn nhưng bạn cũng nên rà soát xem những khoản nào có thể được miễn thuế. Hãy nghiêm cứu kỹ các quy định về thuế VAT nếu bạn không nắm vững, bởi vì có khá nhiều khoản nhỏ có thể hỗ trợ bạn tiết kiệm được một vài tiền lớn về lâu dài giúp việc phát triển trong tương lai.